Allgemeine Geschäftsbedingungen
FÜR DIE ZERTIFIZIERUNG UND VERWENDUNG VON LABELS DER SYMPANORM GMBH
1 Allgemeines
1.1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Zertifizierung sowie für die Verwendung aller Labels, welche unter der Sympanorm GmbH (nachfolgend «Sympanorm» genannt) herausgegeben werden. Ferner gelten sie auch für alle durch die Sympanorm erbrachten «Services», sofern diese durch Leistungsvereinbarung nicht etwas anderes bestimmen.
1.2 Teilnahme an einer Zertifizierung
Jedes in der Schweiz domizilierte Unternehmen oder jede Organisationseinheit kann sich unabhängig von der Rechtsform durch die Sympanorm zertifizieren lassen. Auch Zertifizierungen von Projektteams, einzelnen Abteilungen, Organisationsgesamtheiten etc. sind möglich.
Unternehmen aus anderen Ländern (als der Schweiz) werden aufgrund ihres Antrags auf Zertifizierung hin einzeln überprüft. Eine Beurteilung betreffend eine Zertifizierung wird bei ausländischen Unternehmen im Einzelfall entschieden. Es besteht kein Anspruch auf Zertifizierung.
Einzelpersonen werden im Rahmen unserer Services zertifiziert, es gelten die diesbezüglich geltenden AGBs.
1.3 Gültigkeit und Dauer
Die Zertifizierung gilt jeweils für ein Jahr. Nach Ablauf des Zertifizierungsjahres kann die Zertifizierung durch Re-Zertifizierung weitergeführt werden, diese ist ebenfalls ein Jahr gültig. Wird keine Re-Zertifizierung beantragt oder wird diese verweigert (siehe dazu auch 3.5 Verweigerung der Zertifizierung), so ist die Organisation verpflichtet, sämtliche mit der Zertifizierung im Zusammenhang stehende Auszeichnungen zu entfernen (insbesondere Logos, Flyer etc.). Die Mitgliedschaft endet automatisch.
2 Labels
2.1 Approved & Advanced-Labels
Im Rahmen der Approved- und Advanced-Labels wird die Zertifizierung durch ein Self-Assessment erlangt. Die zertifizierten Organisationen erhalten mit der Zertifizierung ein Welcome-Package bestehend aus Merchandisingartikeln wie Flyer, Sticker etc. Neu zertifizierte Organisationen werden auf Wunsch hin in den sozialen Medien (aktuell LinkedIn) publiziert, die Daten (Name der Organisation, Kontaktperson, Homepage etc.) der neu zertifizierten Organisation werden auf der Homepage der Sympanorm in geeigneter Form dargestellt. Organisationen, welche sich mindestens durch das Advanced-Label zertifizieren lassen, werden Mitglied der Sympanorm und erhalten Zugang zu weiteren, den Mitgliedern vorbehaltenen Leistungen (wie Rabatte, Sonderkonditionen für andere Mitglieder, besondere Schulungen etc.).
Ein Wechsel des Labels z.Bsp. durch Upgrade ist jederzeit möglich.
2.2 Premium & Excellent-Labels
Die Premium- bzw. Excellent-Labels werden mittels Audits bei der zu zertifizierenden Organisation vor Ort oder remote (per Video-Telefonie) vergeben. Die zertifizierten Organisationen erhalten mit der Zertifizierung ein Welcome-Package bestehend aus Merchandisingartikeln, welche auf die Kunden zugeschnitten sind (in Absprache evtl. auch kostenpflichtig). Neu zertifizierte Organisationen werden auf Wunsch hin in den sozialen Medien (aktuell LinkedIn) publiziert. Die Daten (Name der Organisation, Kontaktperson, Homepage, etc.) der neu zertifizierten Organisation werden auf der Homepage der Sympanorm in geeigneter Form dargestellt.
Ein Wechsel des Labels z.Bsp. durch Upgrade ist jederzeit möglich.
2.3 Edu-Excellent-Label
Inhaber der Edu-Excellent-Labels sind Schulungspartner der Sympanorm und helfen der Sympanorm Gemeinschaft durch Schulungen, Beratung, Coachings o.ä. ihre Ziele zu erreichen. Diese haben sich durch ein Sympanorm-Label sowie durch eine ISO 21001-Zertifizierung, eine eduQua-Zertifizierung oder einer ihres Berufsstandes entsprechenden Zertifizierung qualifiziert, Partner der Sympanorm zu werden. Sympanorm überprüft jährlich, ob die Beratenden die Mindestanforderungen im Sinne dieser Bestimmungen noch erfüllen.
Zertifizierte Edu-Excellent-Unternehmen werden im Online-Verzeichnis der Sympanorm mit ihren Unternehmensdaten aufgeführt und können das Edu-Excellent-Label zu eigenen Kommunikationszwecken verwenden.
Die Edu-Excellent-Schulungspartner geben keine Erfolgsversprechen ab. Die Verträge zwischen Edu-Excellent-Schulungspartnern und den Unternehmen der Sympanorm Gemeinschaft werden unabhängig und zwischen diesen Parteien vereinbart und geschlossen. Die Sympanorm ist an diesen Verträgen weder Partei noch Partner.
2.4 Online-Verzeichnis der Sympanorm
Zertifizierte Organisationen werden im Online-Verzeichnis der Sympanorm aufgeführt. Mitglieder der Sympanorm können in einem abgetrennten Bereich der Homepage Vergünstigungen, Sonderkonditionen, Informationen, Schulungsunterlagen etc. den anderen Mitgliedern zur Verfügung stellen. Das Mitglied stellt der Sympanorm die dafür notwendigen Unterlagen zur Verfügung und sorgt für deren Aktualität.
2.5 Verwendung des Labels, Logos und Dokumente
Das Herunterladen und die Verwendung der Labels sind nur erlaubt, wenn der Gebrauch ausschliesslich zum nicht kommerziellen, informativen und persönlichen Gebrauch erfolgt (die Werbung für sich selbst ist davon ausgenommen). Die Labels, Logos und zur Verfügung gestellte Dokumente wie Flyers etc. dürfen lediglich in der zur Verfügung gestellten Version verwendet werden. Jegliches Abändern der Labels, Logos oder Dokumente ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Sympanorm möglich.
2.6 Entzug des Labels
Die Sympanorm kann aus wichtigen Gründen den Entzug der Labels verfügen. Es erfolgt beim Entzug keine Rückerstattung der Label-Gebühr. Als wichtige Gründe gelten beispielsweise Verstösse gegen die Regeln zur Verwendung des Labels, bestehende oder drohende Imageschäden gegenüber dem Label oder gegenüber der Sympanorm.
Liegt ein wichtiger Grund für einen Entzug vor, teilt Sympanorm dies dem Kunden bzw. der Kundin schriftlich mit und kündigt den Entzug des Labels mit entsprechender Begründung an. Sympanorm kann dabei vom Kunden bzw. von der Kundin zudem unverzügliche Unterlassung des regelwidrigen oder schädigenden Verhaltens verlangen. Der Kunde / die Kundin kann innerhalb von 14 Tagen Stellung zum angekündigten Entzug nehmen. Sympanorm entscheidet nach Ablauf dieser Frist über den Entzug des Labels und begründet diesen unter Berücksichtigung der Stellungnahme des Kunden / der Kundin.
3 Ablauf und Durchführung der Zertifizierung
3.1 Anmeldung und Assessment
Die Organisation, welche sich zertifizieren lassen möchte, tritt mit der Sympanorm in Kontakt und beantragt eine Zertifizierung mit einem der angebotenen Labels.
Die Zertifizierung mit den Labels «Approved» und «Advanced» erfolgt mittels Selbstbeurteilung durch die Organisation und Prüfung durch einen unabhängigen Auditor, eine unabhängige Auditorin der Sympanorm. Nach erfolgreicher Prüfung durch die Sympanorm wird die Organisation mit dem entsprechenden Label ausgezeichnet.
Die Zertifizierung mit den Labels «Premium» und «Excellent» erfolgt mittels Audits durch die Sympanorm bei der zu zertifizierenden Organisation vor Ort oder remote per Video-Call. Die zu zertifizierende Organisation legt dabei die Bereiche fest, die auditiert werden sollen. Die Sympanorm stellt ein auf die Organisation und deren Bedürfnisse angepasstes Auditprogramm zusammen. Das Audit und die Qualifikation findet durch einen unabhängigen Auditor, eine unabhängige Auditorin der Sympanorm statt. Nach erfolgreichem Audit wird die Organisation mit dem entsprechenden Label ausgezeichnet.
Stellt die Sympanorm beim Audit Mängel oder Lücken fest, so dass die Organisation (noch) nicht zertifiziert werden kann, erstellt die Sympanorm einen Bericht über die festgestellten Lücken bzw. Mängel und setzt gemeinsam mit der Organisation eine Frist für deren Behebung. Im Anschluss folgt die Nach-Auditierung. Diese Nach-Auditierung ist kostenpflichtig und wird dem Kunden nach Aufwand in Rechnung gestellt.
3.2 Self Assessment
Das Self Assessment kann mittels Online-Formular oder auch in Papierform ausgefüllt werden. Durch Hochladen bzw. Absendung und Bestätigung des Empfangs werden die Leistungen der Sympanorm kostenpflichtig.
3.3 Assessment vor Ort
Die zu zertifizierende Organisationseinheit stellt der Sympanorm die Infrastruktur (insbesondere einen Raum) für das Audit zur Verfügung und stellt sicher, dass die notwendigen Ansprechpartner und Unterlagen gemäss dem definierten Auditprogramm zur Verfügung stehen. Mit Vereinbarung über das Audit werden die Leistungen der Sympanorm unabhängig vom Erfolg der Zertifizierung kostenpflichtig.
3.4 Erfolgreiche Zertifizierung
Nach Abschluss des Assessments bzw. des Audits erhält die zu zertifizierende Organisation einen Bescheid. Ist dieser positiv, so erhält die Organisation nach Abschluss und Begleichung der Rechnung das Recht, das Label in ihrem Namen zu führen. Eine erfolgreiche Erstzertifizierung ergibt kein Anrecht auf Re-Zertifizierung. Es erfolgt bei der Re-Zertifizierung stets eine Neubeurteilung.
3.5 Verweigerung der Zertifizierung
Nach Abschluss des Assessments bzw. des Audits erhält die zu zertifizierende Organisation einen Bescheid. Ist dieser Bescheid negativ und wird das Zertifikat verweigert, suchen die Parteien gemeinsam einen Weg, der zum Erfolg führt (siehe Ziffer 3.1). Eine erfolgreiche Erstzertifizierung gibt kein Anrecht auf Re-Zertifizierung. Es erfolgt bei der Re-Zertifizierung stets eine Neubeurteilung.
4. Honorar und Rechnungsstellung
4.1 Preise
Es gelten die publizierten Preise auf der Homepage der Sympanorm in Schweizer Franken. Die Sympanorm behält sich das Recht vor, Preisanpassungen auf ein neues Geschäftsjahr vorzunehmen. Die publizierten Preise verstehen sich inkl. gesetzlicher MWST.
4.2 Rechnungsstellung
Sofern nichts anderes vereinbart wird, erfolgt die Rechnungsstellung umgehend nach der Selbstbeurteilung bzw. nach dem Audit und ist zahlbar innerhalb von 10 Tagen. Die Zertifizierung und der Zugang zu Logos, Label und Dokumenten wird mit der Rechnungsstellung gewährt. Bei allfällig notwendigen Zahlungs-Mahnungen wird eine Mahngebühr von CHF 30 (Umtriebs-Entschädigung) erhoben.
4.2 Nicht bezogene Leistungen
Sofern nichts anderes vereinbart wird, verfallen nicht bezogene Leistungen am Ende der Zertifizierungsperiode.
4.3 Rücktritt
Die zu zertifizierende Organisation kann jederzeit von der Zertifizierung zurücktreten. Die von der Sympanorm erbrachten Aufwendungen werden in Rechnung gestellt.
Als Entschädigung für diese Aufwendungen werden im Minimum 50% der Zertifizierungsgebühr in Rechnung gestellt.
Der Rücktritt hat in jedem Fall schriftlich zu erfolgen.
4 Haftung
Schadenersatzansprüche gegen Sympanorm oder gegen Mitarbeitende bzw. Mitwirkende der Sympanorm aufgrund durchgeführter Zertifizierungen oder der Verwendung von Logos, Labels oder Dokumenten sind vollumfänglich wegbedungen.
5 Copyright
Sympanorm behält sich alle Rechte am Design, den Logos und Unterlagen vor, welche im Zusammenhang mit den Zertifizierungs-Labels stehen. Dies gilt auch für die Übersetzung, den Nachdruck und die Vervielfältigung oder Teilen daraus.
5.1 Nutzungsrecht
Den Kundinnen und Kunden wird ein explizites Nutzungsrecht eingeräumt. Sie dürfen das erworbene Label, das Logo der Sympanorm sowie sämtliche im Downloadbereich zur Verfügung gestellten Unterlagen für den persönlichen Zweck der Werbung auf ihrer Webseite, auf Druckwaren, Displays, Schaufenster etc. verwenden. Im Zweifelsfall ist die Sympanorm zu kontaktieren.
Kein Produkt der Sympanorm darf ohne explizite schriftliche Genehmigung von Sympanorm in irgendeiner Form abgeändert werden.
6 Vertraulichkeit und Datenschutz
Die Daten der Kundinnen und Kunden, welche im Zusammenhang mit der Zertifizierung erhoben werden, werden von Sympanorm erfasst und nur für im Zusammenhang mit der Zertifizierung und Rechnungsstellung stehenden Zwecke genutzt. Sympanorm verpflichtet sich, die Daten nicht an Dritte weiterzugeben und alle Informationen vertraulich zu behandeln.
Rechtsgrundlage für den Umgang mit den personenbezogenen Daten des Kunden ist die Datenschutzgesetzgebung des Bundes. Personenbezogene Daten des Kunden werden nur erhoben, verarbeitet oder genutzt, sofern der Betroffene eingewilligt hat oder die schweizerische Datenschutzgesetzgebung oder eine andere Rechtsvorschrift es anordnet oder erlaubt.
Bitte beachten Sie die Datenschutzbestimmungen der Sympanorm GmbH auf www.sympanorm.ch
7 Foto, Video- und Audio-Aufnahme
Ohne ausdrückliches Einverständnis der Sympanorm und/oder der Auditorinnen und Auditoren dürfen durch den Kunden / die Kundin keine Foto-, Video- oder Audio-Aufnahmen gemacht werden. Eine Kampagne mit Bildmaterial (insbesondere mit dem Abbild von Auditorinnen oder Auditoren) über die sozialen Medien erfordert das Einverständnis der Sympanorm.
8 Programm- und Preisänderungen
Programm- und Preisänderungen sowie Änderungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen bleiben vorbehalten.
9 Anwendbares Recht/Gerichtsstand
Jeder Auftrag unterliegt dem schweizerischen Recht. Als Gerichtsstand gilt der Sitz der Sympanorm in Reinach BL.
10 Ergänzende Bestimmungen
Sollten Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder der sonstigen Vereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam, undurchführbar oder unvollständig sein, so tritt an deren Stelle oder zur Ausfüllung einer Regelungslücke eine aus vernünftiger, objektiver Sicht für beide Vertragsparteien zu einem angemessenen Interessenausgleich führende Regel. Sollten sich die Vertragsparteien trotz dieser Regel nicht einigen können, gilt das Schweizerische Recht im Zeitpunkt der Auseinandersetzung.
11 Reklamation des Kunden / der Kundin
Reklamationen des Kunden / der Kundin wegen Ausführung oder Nichtausführung von Leistungen jeder Art oder Beanstandungen von Rechnungen sowie andere Mitteilungen sind sofort, spätestens aber innert 30 Tagen, anzubringen, ansonsten gilt die Ausführung bzw. Nichtausführung als genehmigt.
Reinach im September 2023